Volg ons en blijf op de hoogte van nieuwe content!
Hoe faciliteer je een meeting of Scrum Event.
Vast ken je ze wel, meetings die niet vooruit gaan, waar één persoon het woord voert, waar het gaat over vinkjes zetten, …
In dit artikel leggen we een techniek uit om kennis uit de groep te halen, door de uitkomst van de meeting bij de deelnemers te leggen en waarbij jij – als Scrum Master – de meeting faciliteert. Faciliteren is één van de zaken die je als Scrum Master in de praktijk heel vaak tegen komt en zal doen. Niet enkel tijdens de Scrum Events, ook in andere meetings waarbij je samen met de deelnemers op zoek gaat naar een oplossing.
In dit artikel leggen we het basis concept uit. In volgende artikels en in onze cursus bouwen we hierop verder.
Wil je dit in de praktijk zien of zelf in een veilige omgeving oefenen? Kom naar één van onze gratis events!
Hoe haal je ideeën uit de groep?
Beeld je volgend scenario even in: bij start van de meeting zegt de organisator:
Welkom allemaal. We starten met het verzamelen van ideeën. Iedereen heeft 2 minuten om een nieuw origineel idee te bedenken."
Zo werkt het niet! Om creatief te denken moet je de deelnemers in de ‘case’ brengen, moet je hun creativiteit begrenzen binnen een kader en meer nog, als Scrum Master moet ze begeleiden in een process om van probleemstelling naar oplossing te denken. Dit in een combinatie van enerzijds individueel- en groepsdenken en anderzijds divergerend en convergerend denken..
Individueel en groepsdenken
Ideeën uit de groep laten komen, doe je niet door onmiddellijk een open floor te creëren, wel door eerst de deelnemers op hun zelf te laten nadenken om het daarna in de groep te brengen.
Individueel denken:
- Geeft deelnemers de tijd om hun eigen 'gedacht' te maken.
- Vermijdt beïnvloeding van opinies van anderen.
- Draagt bij aan het proces: Nu denken en sevens in de groep zeggen.
Groepsdenken :
- Door het samenbrengen van point-of-views ontstaat er begrip en samenhorigheid.
- Door ideeën te delen in de groep kunnen deze verfijnd worden door inbreng van anderen.
De makkelijkste manier om dit als Scrum Master te faciliteren is door gebruik te maken van PostIts : Geef iedere deelnemer enkele postits, geef ze tijd om hun ideeën neer te schrijven (1 idee per postit 😉) . Na een aantal minuten, of als je merkt dat iedereen gestopt is met neerschrijven, laat je de ideeën één voor één in de groep brengen. Door een idee van een ander te horen wordt een deelnemer mogelijks getriggerd tot een aanvulling of nieuw idee. Naar dat groepsdenken wil je toe komen !
Divergerend en convergerend denken.
Bij divergerend denken gaat het om zoveel mogelijk ideeën te bedenken als oplossing voor het gestelde probleem (onderwerp). Vaak door eerst individueel na te denken om het daarna in de groep te brengen.
Divergerend denken
- Zorgt voor een hoop aan ideeën om het gestelde onderwerp aan te pakken
- helpt om door te denken. Waar de ideeën bij start mogelijks voor de hand liggend zijn, zal na enige tijd en door te bouwen op een eerder idee, het echt creatief denken naar boven komen, wat leidt tot nieuwe inzichten tot mogelijke aanpak en oplossing.
Bij convergerend denken gaat het om de ideeën naar de realiteit te brengen en van daar uit de oplossing te kiezen die het meest haalbaar, relevant en doeltreffend zal zijn.
Convergerend denken
- Zorgt voor het maken van keuze
- Voegt de realiteit (haalbaarheid, kost, doorlooptijd, ... ) toe aan de ideeën en vormt zo een trechter van alle ideeën naar dat ene besluit.
Deelnemers begeleiden van probleem tot oplossing
We hebben het gehad over individueel en groepsdenken alsook divergerend en convergerend denken.
Als we dit nu samen voegen, verkrijgen we volgend beeld :
We starten met het benoemen van het onderwerp. In een retrospective gaan we vaak terugblikken naar de vorige Sprint en starten we met een ruimer kader. Het kan ook gaan om een acuut probleem, wat het onderwerp heel wat specifieker maakt.
Indien het gaat om een Scrum Event kan je het onderwerp zelf toe lichten. Is het een meeting buiten Scrum, laat de intro door een van de deelnemers geven.
Binnen het divergerend deel. Laat de deelnemers eerst individueel nadenken en tot ideeën van oplossing komen. Hoe meer tijd je de deelnemers geeft, hoe vernieuwender de ideeën zullen zijn. Vermijd wel dat men te lang moet wachten op de volgende stap 😉.
Op het einde van het divergerend denken, laat de ieder om beurt één van hun ideeën in de groep brengen. (Spreek ook af dat er “Bingo!” gezegd wordt bij dubbels). Zorg dat iedereen begrijp wat de aanbrenger met hun idee bedoelt, zonder in discussie te gaan.
Vervolgens hebben we groepsdenken om ideeën te koppelen. We praten de ideeën verder door en linken ze of ontdekken nog nieuwe mogelijkheden.
Op het einde van het doorpraten deel hebben de deelnemers een aantal ideeën geselecteerd. Om finaal het idee te kiezen om als besluit mee aan de slag te gaan, laat je de groep stemmen.
Als Scrum Master begeleiden we de deelnemers tijdens de meeting of event. Het is aan ons om te zorgen dat we de deelnemers binnen de voorziene timebox van onderwerp tot besluit leiden. Het is aan de deelnemers (niet aan de Scrum Master) om ideeën te bedenken en de oplossing te kiezen. Op welke manier je de deelnemers begeleidt in het maken van keuzes en welke technieken je hiervoor kan toepassen, leggen we uit in ons volgend artikel.
2 reacties
[…] het artikel – Hoe faciliteer je een meeting of Scrum Event – hebben we het gehad over het individueel en groepsdenken enerzijds en divergerend en […]
[…] het Event hierin te begeleiden kan je de facilitatie technieken gebruiken die we in ons artikel Hoe faciliteer je een meeting of Scrum Event besproken […]