Volg ons en blijf op de hoogte van nieuwe content!
5 stappen om je Event facilitatie voor te bereiden.
In het artikel – Hoe faciliteer je een meeting of Scrum Event – hebben we het gehad over het individueel en groepsdenken enerzijds en divergerend en convergerend denken anderzijds. We hebben beschreven hoe je dit model gebruikt om een groep van probleemstelling naar oplossing te laten denken.
In dit artikel bouwen we hier op verder en geven we je 5 stappen mee die je als kapstok kan gebruiken om het proces waar je de deelnemers tijdens het event in begeleid, voor iedereen zichtbaar en herkenbaar te maken. Deze 5 stappen brengen structuur in je Event en helpen je op deze grondig voor te bereiden.
Set the Stage
De eerste stap, Set the Stage, is er om de deelnemers in het hier en nu te brengen. Mogelijks zitten sommigen met hun gedachten nog bij de vorige taak of al in de volgende. Als facilitator wil je iedereen met volle aandacht in dit Event. Met ook ruimte te laten om de deelnemers hun gemoed te delen. “Hoe zitten iedereen er op dit moment bij?” of “Wat verwacht je van dit Event” zijn goeie ice-breakers om de deelnemers te laten landen.
- Maak afspraken, leg de aanpak uit.
- Herhaal de reden waarom we samen zijn. Wat is het onderwerp.
- Breng alle deelnemers in het hier en nu.
Gather data
In de volgende stap, Gather data, gaan we data verzamelen door divergerend te denken. Laat de deelnemers eerst individueel nadenken om het daarna binnen de groep te delen. Als facilitator zorg je dat alle deelnemers elkaars inbreng begrijpen, door vragen te stellen en te duiden, zonder dat er in discussie gegaan wordt.
- Laat de deelnemers hun point-of-view benoemen over het onderwerp. Wat hebben ze gezien, gedaan, ervaren ?
- Laat de deelnemers eerst individueel nadenken om het daarna in de groep te laten brengen.
- Zorg voor een veilige omgeving waar ieders opinie gehoord wordt.
- Maak alle inbreng zichtbaar (Post-Its of een digitaal bord zijn hiervoor ideaal)
Door als facilitator te zorgen voor een veilige omgeving, waarin de deelnemers weten dat ze respectvol behandeld worden en hun inbreng geapprecieerd wordt, zorg je ervoor dat men elkaars point-of-view kan gaan begrijpen. Uitgangspunt hierbij is om ieders blik als waar te beschouwen en door verschillende point-of-views bij elkaar te brengen tot begrip te komen.
Pas bij gemeenschappelijk begrip kan je tot een gedragen oplossing komen!
Generate Insights
In de Generate Insights stap gaan we convergerend denken – welk item uit de vorige stap draagt het meest bij? – en willen we de deelnemers divergerend laten nadenken over de oorzaak (root cause) van dat item.
Hoe een de deelnemers een item uit de vorige stap laten kiezen.
In je voorbereiding kijk je naar het aantal deelnemers alsook de voorziene tijd. Is het haalbaar om verschillende items uit te diepen? Eén per één, door iedereen samen of maken we sub-groepjes per onderwerp en hoeveel dan? Als facilitator krijg je het antwoord pas tijdens de meeting (stel dat de deelnemers maar 1 item identificeren en jij had gerekend op 4 subgroep voor deze stap). Bereid je dus voor verschillende scenario’s en pas toe op basis van de dynamiek tijdens de sessie.
Om 1 of meerdere items voor verder onderzoek te selecteren, laat je de deelnemers stemmen. Maak je gebruik van Post-Its, dan kan je de deelnemers vragen om te dot-voten : iedereen krijgt evenveel stemmen, waarmee ze vervolgens een bolletje kunnen zetten bij de items die voor hun het belangrijkste zijn. Het item met de meeste stemmen behandelen we verder in deze stap – Generate Insights.
- Laat de deelnemers door stemming het item kiezen dat ze als groep verder willen uit diepen.
- Vermijd dat men items terug in vraag stelt (dat hadden ze in de vorige stap moeten doen).
- Als facilitator, bereid je voor op verschillende scenario's zodat je binnen de tijd de meeste kennis haalt uit de groep.
- Maak alle inbreng zichtbaar (Post-Its of een digitaal bord zijn hiervoor ideaal)
Hoe tot de oorzaak komen van dat item.
Hier gaan we opnieuw eerst individueel denken om vervolgens in de groep te brengen en door te praten. Als Scrum Master faciliteer je de discussie tussen de deelnemers om tot een gedragen besluit te komen over de (een) oorzaak van het gestelde onderwerp van de sessie.
- Laat de deelnemers inzoomen op het gekozen item, om hiervan de oorzaak te achterhalen.
- Faciliteer de discussie. Zorg dat iedereen betrokken blijft bij de discussie.
- Verkrijg consent over de oorzaak noteer deze en maak het zichtbaar voor alle deelnemers.
Decide what to do
In de vorige stap hebben de deelnemers besloten wat ze oorzaak zien van het onderwerp (van het Event). In deze – Decide What To Do – stap gaan de deelnemers een oplossing bedenken voor die oorzaak.
Meer nog dan een relevante en haalbare oplossing bedenken, willen we als facilitator ook weten wie eigenaarschap gaat nemen over de implementatie van de oplossing alsook tegen wanneer wie die mogen verwachten.
We verwachten dus een SMART-oplossing !
Closure
Als Scrum Master, facilitator sta je in voor productieve en positieve Events en meetings. Dit betekent dat we de volle medewerking en aandacht vragen aan de deelnemers. In de stap Closure bedanken we de deelnemers voor hun bijdrage en benoem je hoe je de groep tijdens deze sessie ervaren hebt. Als afsluiter verzamel je nog een laatste feedback van de deelnemers over hoe zij de sessie ervaren hebben en wordt deze afgesloten.
Hoe sta je als facilitator in de meeting
Door een meeting of Scrum Event in 5 proces stappen op te delen, maak je het jezelf makkelijker om deze voor te bereiden en zorg je bij de deelnemers naar herkenbaarheid. Waar het in je eerste sessies wat stroever zal lopen, zal je merken dat door herhaling van deze stappen in je verschillende Scrum Events of meetings de deelnemers zelf-organiserender worden.
Hoe jij als facilitator in de meeting staat, deze voorbereidt en de deelnemers door het proces begeleidt is bepalend voor het resultaat.
Daarom nog enkele tips en aandachtspunten:
- Jij begeleidt de deelnemers van probleemstelling naar oplossing.
- Jij zorgt voor de aanpak en structuur van de meeting. Het is aan de deelnemers om met hun kennis tot een oplossing te komen.
- Zorg dat je binnen de timebox en het proces blijft.
- Zorg dat de deelnemers elkaars point-of-view begrijpen. Opmerking: Als facilitator hoef jij het niet te begrijpen!
- Haal kennis en informatie uit de groep.
- Laat deelnemers naar elkaar spreken en kijken .. niet naar jou!
2 reacties
[…] het artikel – 5 proces-stappen om je meeting of Event structuur te geven – hebben we het gehad over over de 5 fases – Set the Stage, Gather Data, Generate […]
[…] het artikel – 5 proces-stappen om je meeting of Event structuur te geven – hebben we het gehad over over de 5 fases – Set the Stage, Gather Data, Generate […]