Volg ons en blijf op de hoogte van nieuwe content!
Hoe bereid je de facilitatie van je meeting of Scrum Event voor.
In het artikel – 5 proces-stappen om je meeting of Event structuur te geven – hebben we het gehad over over de 5 fases – Set the Stage, Gather Data, Generate Insights, Decide What To Do, Closure – die je kan toepassen tijdens je meeting of Scrum Event om de deelnemers te begeleiden van onderwerp naar oplossing. Door enerzijds gericht divergerend en convergerend denken toe te passen en anderzijds door technieken om kennis uit de groep te halen zorg je als facilitator voor positieve en productieve meetings.
In dit artikel bouwen we hier op verder en helpen we je op weg om een facilitatie voor te bereiden.
Inzichten verkrijgen over de waarom van de meeting, deelnemers, locatie, .. om vandaar uit elke processtap vorm te geven qua benodigde tijd en hulpmiddelen is 80% van het werk als facilitator en dus onmisbaar om een meeting succesvol te kunnen faciliteren.
Waarom is deze meeting nu nodig?
Waarom?
Waarom een meeting ? (Moeten we samenkomen, of zijn er andere manieren?)
Waarom nu ? (Wat is de dringendheid?)
Waarom nodig ? (En is het wel echt nodig ?)
Als Scrum Master en facilitator van de Scrum Events ken je het antwoord wel (?). Als je gevraagd wordt om een meeting te faciliteren is het goed om deze voor te bereiden samen met die persoon en antwoord op bovenstaande vragen te bekomen (intake). Als die persoon aan jou – als facilitator – niet kan uitleggen waarom deze meeting nu nodig is, dan kan je onmogelijk een goeie voorbereiding maken. Laat staan, de juiste invulling geven aan de proces-stappen om de deelnemers van onderwerp naar besluit te begeleiden.
Wie nodigen we uit?
Tijdens de intake van je facilitatie opdracht wil je zoveel als mogelijk en nodig informatie bekomen over de wat, wie, waarom, ..
- Wie is er uitgenodigd voor de meeting en waarom is die persoon er bij ?
- Gaat het om een team die samen een oplossing voor een probleem zoeken?
- Gaat het eerder om een klant-leverancier meeting? Hoe zit die relatie in verband met de waarom van de meeting?
- Hebben we de juiste mensen in de meeting?
Als facilitator wil je de groep naar een oplossing brengen door kennis uit de groep te halen. Is bepaalde kennis niet aanwezig, dan beland je vaak in een uitkomst als “Persoon X gaat tegen datum Y aan expert Z advies gevraagd hebben over item A. (in een poging om het toch wat SMART te maken 
) .. en dit is het tweede slechtste resultaat dat we als facilitator willen vermijden (met geen resultaat als absoluut te vermijden).
Als facilitator wil je de deelnemers ook actief betrekken tijden de meeting of Scrum Event. Vraag dus door naar waarom elke deelnemer er bij is.
Q. Wat doe je met iemand die wil deelnemen omdat ze geïnteresseerd zijn in het besluit?
- Laten deelnemen. Alle info en kennis is welkom
- Niet laten deelnemen. Enkel de personen die actief betrokken kunnen zijn tijdens de meeting horen er bij.
- Laten deelnemen. Wel vragen dat deze persoon als observator aanwezig is en dus niet actief mee doet.
- Niet laten deelnemen. Enkel de personen die eigenaarschap nemen over het onderwerp en besluit horen er bij.
“Het hangt er van af” zou het juiste antwoord zijn. Het is aan jou als facilitator om op basis van jouw ervaring, onderwerp, relaties tussen aanwezigen, .. samen met de initiatiefnemer tot een besluit te komen. Streef hierbij wel naar zoveel mogelijk betrokkenheid van de deelnemers en probeer “Hovering parents” te vermijden omdat deze de veiligheid in de groep onbewust ondermijnen.
Waar gaat de meeting of Scrum Event door?
In een meetingroom? Op een gehuurde locatie? Binnen/Buiten? Digitaal? Hybride?
Weten waar de meeting door gaat is cruciaal voor je voorbereiding. Je Post-Its koffer heeft weinig zin wanneer iedereen van thuis uit mee werkt. Of de meetingroom, hoe groot is die? Is er ruimte om Post-Its te kleven? Is er een TV of Beamer ? Kunnen we er in groepjes werken? Hoe makkelijk geraakt ieder tot het bord om een Post-It te kleven ?
Zet je dus al even in het moment en bekijk mogelijke issues. Kan je de locatie nog laten aanpassen? Zoniet ga je mogelijks je 5 proces-stappen moeten inrichten om tegemoet te komen aan de inrichting van de locatie.
Hoeveel tijd is er voorzien?
Gaat het om een Scrum Event, dan kan je terugvallen op de Scrum Guide en je eigen ervaring om de timebox te bepalen. Ga met de initiatiefnemer zeker na hoeveel tijd voorzien is, en of dit met jouw ervaring klopt. Zijn de deelnemers reeds vertrouwd met het 5-stappen-proces (Set the Stage, Gather Data, Generate Insights, Decide What To Do, Closure) of heb je tijd nodig om dit toe te lichten? Bekijk de voorziene tijd ook met de antwoorden op de eerdere vragen. Bv kunnen we klokvast starten of is er verplaatsingstijd? Ga bij de initiatief nemer na of en tot wanneer je de voorziene tijd kan laten aanpassen.
Onderwerp en Wat willen we bereiken
In de eerste stap – Waarom is deze meeting nu nodig – ontdekken we al heel wat over het onderwerp. Maak het nog wat specifieker. Wat is ‘The calling question”, “Waarover willen we tijdens de meeting tot oplossing komen?” Gaat het om een process issue? Een resultaatsprobleem? Willen we tot een verbeterde teamwerking komen? Of gaat het om het faciliteren van een Scrum Event?
Een heel duidelijke beschrijving van het onderwerp om de zin “We zijn hier samen om … ” te vervolledigen helpt jou als facilitator, de initiatief nemer (omdat je verwacht – en afspreekt – dat zij de uitnodiging versturen en duiden ) alsook de deelnemers om de echte waarom kennen en kunnen landen in de meeting.
Een antwoord op “Wat willen we bereiken met deze meeting” helpt jou – als facilitator – om de meeting in die richting voor te bereiden. Een retrospective of een startmeeting of een burning-platform meeting hebben andere gevoeligheden tussen de deelnemers. De inrichting van de 5 proces-stappen (Set the Stage tot Closure) stem je hierop af.
Besluit
Bovenstaande onderzoek is de eerste stap in de voorbereiding van de facilitatie. Dit bereid je samen met de initiatiefnemer voor. Duid ook dat het aan de initiatiefnemer is om de uitnodigingsmail te sturen op basis van wat jullie hier voorbereidt hebben.
Mogelijks heb je nog wat extra tijd nodig om terugkoppeling te geven over locatie en nodige tijd, maak hier afspraken over tegen wanneer je elkaar feedback geeft, zodat de invite de deur uit kan.
Next steps
Nu is het aan jou om je huiswerk te maken. We hebben alle research gedaan om invulling te kunnen geven aan de 5 proces-stappen. Hoe we dit in doen, leggen we in detail in ons volgend artikel uit.
