❔Wanneer vraag je feedback over een meeting? Vaak wordt er op deze vraag “euh .. niet” geantwoord.
❔Wanneer krijg je feedback over een meeting? Waarschijnlijk pas na de meeting, in de gang of als er enkele online blijven hangen. Of misschien pas enkele dagen later, via-via.
Herkenbaar?
👉In dit artikel leggen we een aanpak uit, waardoor meetings echt afgerond worden, voor alle deelnemers, waarbij wat moet gezegd worden ook tijdens de meeting naar boven komt.
Quick Retro
Een retrospective ken je misschien al? Om de zoveel tijd een moment van 1 à 2 uur met het team om terug te blikken op de voorbije periode en om na te gaan wat er beter kan en hoe het aan te pakken.
Op een meeting van een uur nog een uur retro houden is niet de bedoeling. Doch, er zit waarde in het houden van een retro over de voorbije meeting zodat we feedback kunnen verzamelen en delen met de deelnemers van de meeting, zodat we hieruit kunnen leren voor de volgende keer.
De uitdaging is dus om de retro tijd zo kort en waardevol mogelijk te maken.
Met onze quick retro – mural template kan je hier zelf mee aan de slag. Gebruik het aan het einde van je digitale meeting, of download de Quick Retro print-out en laat de deelnemers er post-its op kleven.
Doel van deze quick retro template
Aan de linker kant zie je de onderwerpen staan: Effectiviteit, Participatie en Emotionele toon.
Bovenaan staat er : Appreciaties en Verbetervoorstellen.
In combinatie zijn er 6 delen waarover de deelnemers even kunnen nadenken en feedback kunnen neerschrijven en delen.Doel
Effectiviteit – stemt de waarde van de uitkomst van onze meeting overeen met onze tijdsinvestering?
- Was je tijd in deze meeting een goeie investering? Wat heeft gemaakt dat deze meeting effectief was? Benoem als appreciatie, naar een individu of naar alle deelnemers. Hoe kunnen we onze participatie in deze meeting verbeteren? Benoem als verbeter voorstel
- Wat of wie heeft gemaakt dat we binnen de timebox van de meeting tot resultaat gekomen zijn? Deel je ervaring als appreciatie, naar een individu of naar het ganse team.
Participatie – waren we met de juiste deelnemers en hoe zit het met ieders inbreng en samenwerking tijdens deze meeting?
- Wat heb je ervaren over de aanwezigheid in de meeting van ieder? Wat of wie springt er voor jou uit als je terugblikt op de meeting? Benoem als appreciatie, naar een individu of naar alle deelnemers. Hoe kunnen we onze participatie in deze meeting verbeteren? Benoem als verbeter voorstel
Emotionele toon – Hoe heeft ieder de onderlinge interacties ervaren?
- Hoe heb jij de toon van de conversaties ervaren? Wat of wie springt er voor jou uit als je terugblikt op de meeting? Benoem als appreciatie, naar een individu of naar alle deelnemers. Waar moeten we in de volgende meeting rekening mee houden? Benoem als verbeter voorstel.
Hoe deze quick retro template gebruiken
Heb je een digitale meeting, maak een copy van onze mural template als voorbereiding. Is iedereen in dezelfde ruimte, dan kan je de print-out en post-its gebruiken, of zelf tekenen op bv een flipchart.
Gebruik de laatste 5 minuten van de meeting voor de Quick Retro.
Leg uit waar de Quick Retro over gaat : Feedback geven over de voorbije meeting, zodat we (met z’n allen) deze feedback kunnen gebruiken en toepassen in de volgende sessie. Hierbij focussen we ons op volgende vragen:
- Effectiviteit: hebben we het doel van de meeting gehaald binnen de timebox?
- Participatie: Heeft ieder de inbreng gebracht die nuttig was alsook deze kunnen brengen?
- Emotionele Toon: Heeft ieder het gevoel correct te zijn behandeld tijdens deze meeting?
Vraag de deelnemers om – individueel – even tijd te nemen en de zaken waar ze aan denken op een post-it te schrijven. Geef aan dat ze het kort, doch specifiek houden. Feedback als “Leuk“, “Goed” lezen we misschien wel graag, maar daar zijn we niet veel mee. Vraag om specifiek te zijn: Wat was er goed? Wat was er leuk? Hetzelfde voor verbeter acties. Een zin met het woord ‘zodat’ is ideaal. Bv. “Meer gebruik van afbeelding zodat de info niet zo zwaar is” … met deze feedback kunnen we iets!
Als facilitator hou je de timebox in de gaten, en benoem je zelf een aantal zaken die jij voelt, ervaren hebt. Door dit te benoemen, krijgen de deelnemers mogelijks nog wat inspiratie en wordt het ook duidelijk wat de verwachting naar deze quick retro is.
Zie je dat iedereen klaar is met post-its schrijven. Laat ze dan (samen) hun post-its op het bord kleven. Is dit gebeurd, dan kunnen de deelnemers door de feedback gaan van de collega’s.
Verbeterpunten kan je bij start van de volgende meeting benoemen zodat de deelnemers er actief mee aan de slag gaan.
Is er feedback gegeven dat niet kan wachten op de volgende meeting? Doe een voorstel om hiermee aan de slag te gaan (gaande van nog even op inzoomen als de agenda's het toelaten. Of met de betrokkenen een opvolg sessie plannen (met daarna feedback naar de ganse groep). Of wat dan ook waar jij van denkt dat het een stap in de goeie richting kan zijn.
